نکات کلیدی:
- ارتقاء تضمین می کند که منابع در جایی که بیشترین اهمیت را دارند متمرکز می شوند
- چگونه مناطق می توانند از 4 هزینه پنهان تسهیلات قدیمی جلوگیری کنند؟
- 8 نکته برای مدیران مدارس که به دنبال نوآوری هستند
- برای اطلاعات بیشتر در مورد بودجه منطقه، از مرکز eSN برای رهبری آموزشی دیدن کنید
با پایان بودجه اضطراری فدرال COVID-19 و نوسانات ذاتی درآمد مالیات بر درآمد ایالتی، مناطق مدارس کالیفرنیا در دوره عدم اطمینان مالی قرار دارند. خوشبختانه، منطقه یکپارچه مدرسه جوروپا چندین سال است که در حال یافتن راه هایی برای ردیابی و کنترل هزینه ها و در عین حال حمایت از معلمان و کارکنان برای ارائه بهترین تجربه آموزشی ممکن برای دانش آموزان است. در اینجا نحوه کارآمدی فرآیندهای استخدام و حقوق و دستمزد، با کار اضافی همیشه چالش برانگیز، آمده است.
گرفتن کار اضافی
علاوه بر کارمندان حقوق بگیر، ما تعدادی قرارهای پاره وقت، ساعتی و آنچه که «وظیفه اضافی» می نامیم داریم. از آنجا که بخش قابل توجهی از بودجه ما از کمک های بلاعوض تأمین می شود، بسیاری از تکالیف ما موقت یا یکبار هستند. ما این موقعیت ها را با درخواست های تعهد اضافی پر می کنیم، بنابراین به تعهدات حقوق و دستمزد فعلی متعهد نیستیم.
سال‌ها این درخواست‌های اضافه کاری و کارت‌های وقت روی کاغذ بود، به این معنی که بخش حقوق و دستمزد برای ورود اطلاعات به سیستم حقوق و دستمزد کارهای اضافی انجام می‌داد. فرم‌های ادعایی که استفاده می‌کردیم نیز کاغذی بودند که ردیابی زمان واقعی مصرف‌شده به ادعا را بسیار دشوار می‌کرد، بنابراین می‌توانیم مطمئن شویم که ساعات استفاده شده در محدوده ادعا است. ما به مکانیسم کنترل بهتری برای کمک به مکان‌های مدرسه در بودجه‌بندی نیاز داشتیم، و همچنین به یک مکانیسم بودجه‌بندی رسمی‌تر برای تحت فشار گذاشتن بودجه بخش و سایت برای پاسخگویی به درخواست‌ها برای تعهدات اضافی نیاز داشتیم.
بودجه بندی می تواند بسیار پیچیده شود زیرا چند کارکردی است. این شامل یک جزء کنترل موقعیت، یک جزء حقوق و دستمزد، و یک جزء بودجه بندی مالی است. ما به یک راه حل نیاز داشتیم تا همه این جهان ها با هم کار کنند. ماموریت این بود که یا سیستمی پیدا کنیم یا بسازیم. دفتر شهرستان ما یک برنامه آزمایشی را با شهرستان خود برای ایجاد یک سیستم آغاز کرد، اما در نهایت تصمیم گرفت به دلیل منابع مورد نیاز برای حفظ چنین سیستمی برای 23 شهرستان، به این تلاش ادامه ندهد.
منطقه ما وارد یک فرآیند رقابتی شد و Helios Ed را انتخاب کرد. در عرض شش ماه، تیم ما سیستم جدیدی را برای انجام وظایف اضافی ایجاد و راه اندازی کرد. از آن زمان، ما بیش از 100000 دلار در هزینه‌های پرسنل، هزینه‌های زمانی و مازاد بودجه صرفه‌جویی کرده‌ایم، زیرا اکنون کنترل‌های داخلی قوی‌تری داریم.
بخش حقوق و دستمزد کارآمدتر (و شادتر).
حذف ورود داده‌های اضافی و کار با داده‌ها به جای کاغذ به ما این امکان را می‌دهد که کارکنان را تا دو برابر تمام وقت کاهش دهیم – نه از طریق اخراج، بلکه از طریق فرسایش. و از آنجا که آنها سیستمی دارند که وارد کردن داده ها را برای آنها انجام می دهد، بخش حقوق و دستمزد ما زمان بیشتری برای کیفیت کار آنها دارد و احساس می کند که در سطحی کار می کنند که بیشتر با مهارت های آنها مطابقت دارد.
عملکرد را در منطقه خود پیدا کنید
اگرچه Jurupa Unified کارایی و صرفه جویی در این زمینه های خاص پیدا کرده است، هر منطقه مدرسه متفاوت است. همانطور که بسیاری از رهبران منطقه در کالیفرنیا دوست دارند بگویند، ما 1139 ناحیه مدرسه داریم – و به همان اندازه راه های انجام کارها. با در نظر گرفتن این موضوع، مراحلی برای فرآیند حرکت از سیستم‌های کاغذی به سیستم‌های آنلاین (یا استفاده مؤثرتر از سیستم‌های آنلاین) وجود دارد که به طور جهانی کاربرد دارند.
- بنشین و اهدافت را مشخص کن. اجزای حیاتی که باید داشته باشید چیست؟
- برای خرید یا ساختن تصمیم بگیرید. هنگامی که کووید برای اولین بار شیوع پیدا کرد، Jurupa Unified سیستم مسیریابی فاکتور خود را از طریق شیرپوینت ایجاد کرد. ما همچنین یک فرآیند درخواست سفر در PowerApps ایجاد کردیم که سفرها، کنفرانس‌ها و سفرهای میدانی را مدیریت می‌کند. همانطور که دفتر منطقه ما دریافته است، با این حال، هنگامی که چندین قابلیت را ادغام می کنید، کار با فروشنده ای که به آن اعتماد دارید منطقی تر است.
- اگر تصمیم به خرید نرم‌افزار دارید، مطمئن شوید که می‌تواند دقیقاً همان کاری را که شما نیاز دارید انجام دهد. اگر فروشنده‌ای می‌گوید که ممکن است ویژگی‌ای را در آینده توسعه دهد، قبل از خرید بخواهید ویژگی جدید را ببینید.
- مطمئن باشید که فروشنده پاسخگو خواهد بود. وقتی صحبت از عملکردی مانند حقوق و دستمزد می شود، با معیشت مردم سر و کار دارید و باید بدانید که اگر مشکلی در سیستم وجود دارد یا اگر به کمک نیاز دارید، این کمک تنها با یک تماس تلفنی فاصله دارد.
اجرای یک سیستم جدید مدیریت حقوق و دستمزد تغییرات زیادی در منطقه ما ایجاد کرده است، اما این پایان روند کاهش هزینه ما نیست. ما همیشه برنامه‌های مختلف خود را بررسی می‌کنیم تا ببینیم کجا می‌توانیم به روش‌هایی کاهش دهیم که بر کلاس درس تأثیری نداشته باشد. در نهایت، این تغییرات به این معنی است که اطمینان حاصل شود که منابع در جایی متمرکز می شوند که بیشترین اهمیت را دارند. در حالی که بودجه ها در نوسان است و جریان های بودجه غیرقابل پیش بینی باقی می ماند، من و تیمم هر روز سر کار می آییم زیرا به آموزش عمومی اعتقاد داریم. من خودم محصول آموزش عمومی هستم و دوست دارم هر روز از خواب بیدار شوم و بدانم که می توانم به دانش آموزان و معلمان امروزی کمک کنم و از آنها حمایت کنم.
