تغییر از سالن های امتحانی به پلت فرم های ارزیابی آنلاین بی سر و صدا یک چالش مدیریت داده مهم ایجاد کرده است.
با آزمون‌های کاغذی سنتی، چرخه زندگی نسبتاً ساده است. اسناد جمع‌آوری می‌شوند، مطابق با سیاست‌های سازمانی ذخیره می‌شوند و در صورت عدم نیاز از بین می‌روند.
امتحانات آنلاین متفاوت هستند زیرا ردپای دیجیتالی بسیار بزرگتری از خود به جای می گذارند. همراه با پاسخ‌ها و نتایج، مؤسسات همچنین اطلاعات هویتی، ضبط‌های ویدیویی و صوتی، اسکرین‌شات‌ها، اسکن‌های اتاق و سایر داده‌های محافظ را برای حفظ یکپارچگی و شناسایی رفتارهای مشکوک جمع‌آوری می‌کنند.
وسوسه نگه داشتن همه چیز است. ذخیره سازی نسبتاً مقرون به صرفه است، حذف اطلاعات می تواند غیر قابل برگشت باشد، و موسسات ممکن است احساس کنند که اگر نتایج بعداً به چالش کشیده شوند، داده ها می توانند مفید باشند.
با این حال “همه چیز را ذخیره کنید، فقط در مورد” یک استراتژی داده پایدار نیست. در واقع، مسائل مربوط به انطباق طولانی مدت را ایجاد می کند و مؤسسات را در معرض خطرات امنیتی عمده قرار می دهد.
نظارت بیشتر به طور خودکار به معنای امنیت بیشتر نیست
یکپارچگی آزمون آنلاین مهم است. موسسات نیاز به اطمینان دارند که فردی که ارزیابی را انجام می دهد، کاندید مناسبی است و قوانین رعایت می شوند.
با این حال، این خطر وجود دارد که نظارت بیشتر با امنیت بهتر برابر شود.
هر قطعه اضافی از داده جمع آوری شده دارایی دیگری ایجاد می کند که باید ذخیره، ایمن و حذف شود. ویدئوها به ویژه بحث برانگیز هستند زیرا حاوی چهره، صدا و سایر اطلاعات شخصی نامزدها هستند.
این یک سوال مهم را برای موسسات و ارائه دهندگان ارزیابی ایجاد می کند: نه تنها می توانیم این اطلاعات را جمع آوری کنیم، بلکه آیا باید؟
قوانین فدرال مانند قانون حقوق آموزشی خانواده و حریم خصوصی و قانون حفاظت از حریم خصوصی آنلاین کودکان، مؤسسات را ملزم می‌کنند که جمع‌آوری، ذخیره‌سازی و اشتراک‌گذاری داده‌ها را به حداقل برسانند و رضایت صریح را دریافت کنند.
سایر قوانین بین المللی حریم خصوصی، از جمله قانون حفظ حریم خصوصی استرالیا 1988، قانون حفظ حریم خصوصی سنگاپور و قانون حفظ حریم خصوصی آفریقای جنوبی، برای مثال، مؤسسات را ملزم به پیروی از اصول مشابه می کند.
بنابراین، یک استراتژی امتحانی واقعاً ایمن باید توضیح دهد که چرا داده‌های اکتشاف وجود دارد و به وضوح مشخص کند که چه زمانی دیگر مورد نیاز نیست.
نیمه فراموش شده امنیت امتحان
فناوری امنیتی مورد استفاده توسط پلتفرم‌های آزمون آنلاین به طور طبیعی مورد بررسی دقیق قرار می‌گیرد، و به درستی نیز چنین است، زیرا داوطلبان موظف هستند اطلاعات شخصی خود را تحویل داده و با نوعی نظارت موافقت کنند. به طور کلی، نحوه مدیریت این داده ها به همان اندازه شایسته توجه است.
فرض کنید یک مؤسسه به وضوح پنجره های تجدید نظر و جذابیت تحصیلی را تعریف کرده است. پس از پایان این دوره ها، چه اتفاقی برای داده های معاینه مرتبط می افتد؟
اگر پاسخ در واقع «هیچ» باشد، مشکل داریم.
ذخیره ایمن داده ها به طور نامحدود مانند مدیریت صحیح آن نیست. در عوض، موسسات باید فرآیندهای ارزیابی آنلاین را در سراسر چرخه حیات اطلاعات طراحی کنند: جمع آوری، دسترسی، ذخیره سازی، نگهداری و حذف دائمی.
این به معنای آماده شدن برای پاک کردن داده ها است. یک مؤسسه آماده برای داده‌ها می‌داند چه اطلاعاتی در اختیار دارد، چرا آنها را نگه می‌دارد و دقیقاً چه زمانی دسته‌های مختلف اطلاعات باید حذف شوند. پس از تکمیل دوره های تجدیدنظر یا تحقیق مناسب، داده های حفاظتی را می توان به طور ایمن حذف کرد، در حالی که سوابق اصلی مطابق با الزامات قابل اجرا حفظ می شوند.
از آنجا، حذف به عنوان یک تمرین پاکسازی فناوری اطلاعات گاه به گاه متوقف می شود و به بخشی جدایی ناپذیر از خود فرآیند ارزیابی تبدیل می شود.
انباشت داده ها هزینه دارد
مدیریت خوب داده فقط کاهش ریسک نظارتی نیست. یک مورد عملی نیز برای حفظ وجود دارد.
یک آزمون آنلاین ممکن است حجم اطلاعات ترسناکی ایجاد نکند. سوابق و داده های نظارتی را در هزاران نامزد، ارزیابی های متعدد و چندین سال ضرب کنید، اما ردپای ذخیره سازی می تواند به سرعت رشد کند.
این به معنای هزینه‌های زیرساخت و پشتیبان بالاتر، اطلاعات بیشتر برای مدیریت تیم‌های فناوری اطلاعات و امنیت، و مجموعه بزرگتری از داده‌های حساس برای محافظت است. عواقب نقض نیز می تواند بیشتر شود.
این آسیب‌پذیری در هیچ کجا واضح‌تر از آموزش و آموزش حرفه‌ای نیست. از آنجایی که موسسات در سراسر جهان با موج بی امان حملات سایبری روبرو هستند، ایجاد سیاست های شفاف تر حفظ داده ها و تمرکز بر نظارت متناسب به سرعت به ویژگی تعیین کننده موسسات امن تبدیل می شود.
برای کاربران آزمون های آنلاین، درس روشن است. به حداقل رساندن داده ها باید بیشتر از یک تمرین انطباق تلقی شود. این یک راه حل معماری و عملیاتی است که می تواند پیچیدگی را کاهش دهد، هزینه ها را کنترل کند و آزمون های آنلاین را آسان تر کند.
مدیریت رهبران را از عقب مانده ها جدا می کند
احتمالاً امتحانات آنلاین بخش مهمی از آموزش، صدور گواهینامه حرفه ای و آموزش در حین کار خواهد بود. این امر نادیده گرفتن سوالات مربوط به شیوه های داده آنها را به طور فزاینده ای دشوار می کند.
موسسات و ارائه دهندگان ارزیابی باید بتوانند به برخی از سوالات ساده و فریبنده پاسخ دهند: چه اطلاعاتی را جمع آوری می کنیم؟ چرا به آن نیاز داریم؟ چه کسی به آن دسترسی دارد؟ تا کی نگهش داریم؟ و مهمتر از همه، آیا می‌توانیم یک فرآیند قابل ممیزی را نشان دهیم که نشان می‌دهد پس از پایان آن دوره، برای همیشه حذف شده است؟
بنابراین، مرحله بعدی ارزیابی آنلاین را نمی توان صرفاً با فناوری نظارت بهتر تعیین کرد. به مدیریت اطلاعات بهتر نیاز دارد. اعتماد از جمع آوری حداکثر داده های ممکن حاصل نمی شود. این از نشان دادن کنترل بر داده هایی است که واقعاً باید وجود داشته باشند.
برای امتحانات آنلاین ایمن، این بدان معنی است که دانستن زمان فشار دادن حذف ممکن است به همان اندازه مهم باشد که بدانید چه زمانی باید رکورد را فشار دهید.
