خرید دستگاه K-12 سالها کار را به همراه دارد. مدت‌ها پس از امضای اسناد تدارکات، تیم‌های منطقه برای استقرار، ایمن کردن، تعمیر، به‌روزرسانی و در نهایت جایگزینی دستگاه‌های دانش‌آموزی و کارکنان باقی می‌مانند. زمان مورد نیاز برای این وظایف تکراری، در دسترس بودن دستگاه را دیکته می‌کند، تعیین می‌کند که تیم فناوری چقدر ظرفیت برای اولویت‌های آموزشی کلیدی دارد، و در نهایت تعیین می‌کند که آیا فناوری می‌تواند به طور قابل اعتماد کلاس‌های درس را در طول زمان پشتیبانی کند یا خیر.
در بسیاری از مناطق، بودجه فناوری غیرمتمرکز این واقعیت عملیاتی را پنهان می کند. وقتی بودجه مستقیماً به سایت‌های مدرسه اختصاص می‌یابد، مدیران چیزی را می‌خرند که برای کلاس‌های درس خاصشان جذاب‌تر به نظر می‌رسد. نتیجه یک ناوگان تکه تکه، ترکیبی از پلتفرم‌ها و پیکربندی‌های سخت‌افزاری در سراسر منطقه است، با برخی مدارس که از تجهیزات قدیمی استفاده می‌کنند و هیچ راه متمرکزی برای نگهداری از آنها وجود ندارد. مدیران مدارس نباید به عنوان مدیران فناوری عمل کنند. تمرکز آنها باید روی دانش آموزان، کارکنان، آموزش، یادگیری و مدیریت مدرسه باشد، نه اینکه یک معلم یا دانش آموز جدید دستگاه قابل اعتمادی داشته باشد.
یک استراتژی فناوری پایدار با استانداردسازی در سطح منطقه آغاز می شود. این راه حل واحد ترجیحات دستگاه را به قابلیت پیش بینی عملیاتی تبدیل می کند، اصطکاک تعمیر و نگهداری را کاهش می دهد، و پایه ای را ایجاد می کند که مدرسه می تواند بر آن تکیه کند.
مورد عملیاتی برای استانداردسازی
کنسرسیوم برای شبکه های مدارس (CoSN) در دستورالعمل های خود در مورد پایداری دستگاه دانش آموزی روشن می کند که حفظ یک برنامه موفق به معنای پیش بینی هزینه های عملیاتی پنهان فراتر از خرید اولیه، از جمله قطعات یدکی، کارکنان پشتیبانی داخلی و توسعه حرفه ای مداوم است. یک استراتژی تکه تکه یا خارج از دستگاه، مدیریت هر یک از این هزینه ها را دشوارتر و پیش بینی آن را دشوارتر می کند.
هنگامی که یک منطقه چندین پلتفرم سخت افزاری را مدیریت می کند، تکنسین ها باید در مورد همه آنها دانش و صلاحیت داشته باشند. موجودی شهرستان از قطعات خواهد شد ضرب کنند. تصاویر نرم افزار متفاوت است. وقتی چیزی خراب می‌شود، مسیر تعمیر بستگی به این دارد که چه دستگاهی است، چه کسی به آن مارک خدمات می‌دهد، و آیا حتی قطعات موجود در محلی وجود دارد. این پیچیدگی به صورت اختلال در دستگاه در کلاس های درس ظاهر می شود.
استانداردسازی مدل پشتیبانی را به صورت عملی تغییر می دهد. تکنسین هایی که در یک معماری واحد تخصص دارند سریعتر و با اعتماد به نفس تر می شوند. ذخیره سازی قطعات فله امکان پذیر می شود. مبادلات یک روزه در حال تبدیل شدن به واقعیت هستند. بازسازی در خانه عمر دستگاه را به گونه‌ای افزایش می‌دهد که هزینه‌های تعویض طولانی‌مدت را کاهش می‌دهد. خرید منطقه‌ای در مقیاس با یک پلتفرم یکپارچه این توانایی را دارد که از موقعیتی اساسا قوی‌تر از تقسیم حجم واحد در میان چندین فروشنده و پیکربندی مذاکره کند.
پنج سوال برای تیم فناوری اطلاعات و تامین
قبل از نهایی کردن یک تصمیم خرید عمده، روسای کارکنان و CTOها باید فراتر از مشخصات سطح نگاه کنند و پنج سوال عملیاتی کلیدی را بررسی کنند:
- بهره وری تامین و پشتیبانی: آیا تکه تکه کردن استراتژی دستگاه ما در انواع مختلف، محیط پشتیبانی ما را پیچیده می کند و آیا یک رویکرد یکپارچه تر می تواند مدیریت چرخه عمر را ساده کرده و از زمان کلاس محافظت کند؟ بخش‌ها اغلب میزان انرژی کارکنان را به جای مدیریت دستگاه دست کم می‌گیرند.
- در دسترس بودن دستگاه: دوام، قابلیت های مجاز خود تعمیری و موجودی قطعات یدکی چه تاثیری بر زمان واقعی دانش آموز و تداوم آموزش روزانه دارد؟ موجودی یدکی، قابلیت خود تعمیری مجاز، و در دسترس بودن قطعات محلی تعیین می کند که آیا دستگاه خراب یک ناراحتی جزئی است یا اختلال کلاس درس که تشدید می شود.
- هزینه های پنهان چرخه زندگی: آیا هزینه‌های جاری، از جمله کارکنان پشتیبانی، قطعات یدکی و ابزارهای مدیریتی، مورد نیاز برای حفظ این استراتژی دستگاه را برای چهار تا پنج سال مدل‌سازی کرده‌ایم؟ قیمت خرید عددی است که همه می بینند. این هزینه های عملیاتی است که تعیین می کند آیا تصمیم واقعاً درست است یا خیر. برای کمک به تعیین این هزینه ها، از ماشین حساب CoSN TCO استفاده کنید.
- ویژگی عملیاتی: تیم‌های داخلی کدام وظایف چرخه حیات را انجام خواهند داد، و آیا این پلتفرم به تکنسین‌ها اجازه می‌دهد تا تعمیرات و نگهداری تایید شده را در داخل انجام دهند؟ اگر هر بار که چیزی خراب می‌شود، پاسخ به یک فروشنده نیاز دارد، این وابستگی به بحث بودجه تعلق دارد.
- بازنشستگی و بازنشستگی: چگونه دستگاه ها در پایان چرخه عمر خود به طور سیستماتیک تجدید، تغییر کاربری یا بازنشسته می شوند؟ آیا دستگاه ها به ساختمان ها یا دانشجویان/کارکنان اختصاص می یابد؟ برنامه ریزی پایان عمر انجام شده در هنگام تحویل هیچ هزینه ای ندارد. ساخته شده در زمان بحران بودجه، هزینه زیادی دارد.
با بازگشت مناطق به مدرسه، بسیاری از مدیران ارشد فناوری و رهبران فناوری در حال حاضر منتظر چرخه خرید بعدی هستند. پاییز فرصتی حیاتی برای ارزیابی هزینه‌های چرخه عمر، ارزیابی مدل‌های پشتیبانی و تعیین اینکه آیا استراتژی‌های دستگاه فعلی می‌تواند نیازهای آینده را برآورده کند یا خیر، فراهم می‌کند. قوی‌ترین برنامه‌های فناوری حول پایین‌ترین قیمت یا جدیدترین ویژگی ساخته نمی‌شوند. آنها بر اساس آنچه که یک منطقه می تواند به طور قابل اعتماد اجرا، نگهداری، تعمیر و در طول زمان حفظ کند ساخته شده اند. با استانداردسازی مکان‌هایی که منطقی است و برنامه‌ریزی برای چرخه عمر کامل دستگاه، مناطق می‌توانند هر گونه سرمایه‌گذاری در فناوری را به حداکثر برسانند و در عین حال پایه قوی‌تری برای موفقیت دانش‌آموزان ایجاد کنند.
